adminVorig jaar schreef ik al over het feit dat ik ook gezwicht was onder de opruim manie die lijkt te heersen. Heel wat spullen mochten er al aan geloven, nu is het de beurt aan het papierwerk. Waarschijnlijk een van de meest tijdrovende zaken, sorteren, indelen, digitaliseren. Ik deel graag enkele tips met jullie.
Sorteren
De eerste stap is uiteraard alle documenten (in mijn geval van jaren ver) te sorteren en bepalen wat je nog wel zou inscannen en wat niet. Hierbij gebruikte ik een handig documentje van Nele Colle, een opruimcoach uit de buurt. (Boeiende dame, zeker eens opzoeken). Bijvoorbeeld, alle facturen ouder dan een jaar, die mogen de vuilbak in, contracten hou je bij, loonfiches kunnen weg zolang je het jaaroverzicht behoudt enz.
Toen kwam het uitsorteren van de blijf-stapel. Deze ben ik gaan opdelen in verschillende categorieën, je leest het goed op categorie en dus niet meer zoals ik vroeger deed per jaar. Op basis van deze categorieën, maakte ik ook mijn digitale indeling waar ik dan later de documenten in zou gaan opslaan. Ideale manier om je papierwerk later terug te vinden want achteraf gezien onthoud je wel het thema maar zeker niet het jaar.
Scannen
Dan begint het grootste werk pas, het scannen van al dat papierwerk. Gelukkig hebben we een printer waarmee dit kan, alleen recto verso lukt er niet mee, deze documenten zitten dus een beetje door elkaar gehutst. Daarnaast wil ik ook liefst 1 file per document en geen groep files in 1 document, dit zorgt er uiteraard voor dat het wat tijd in beslag neemt. Sommige documenten scande ik ook in met de app scannable, op die manier kon ik meer werk verrichten binnen dezelfde tijdspanne.
Eenmaal mijn documentjes gedigitaliseerd waren, belandden ze dus ook op de weggooi-stapel. Allemaal, behalve enkele belangrijke documenten, denk aan diploma’s, trouwboekje, … of documenten die erg groot zijn in omvang waardoor je het niet zomaar kan afprinten denk dan aan een plan van een architect of zo.
Bevredigend
Net als al de rest van het opruimen, is dit ook een uiterst bevredigend werkje. Achteraf spaar je er heel wat kastruimte mee uit en je hoeft je geen zorgen meer te maken wanneer je een document moet vinden. Digitaal een zoek actie lanceren gaat een pak sneller dan wanneer je in de archieven met gaan duiken.
Volgende stap: bureau opruimen, ik ga aan de slag met deze tips voor een opgeruimd bureau.
Hoe houden jullie al die papieren administratie bij?